Dokument prawny

Polityka prywatności

Wersja z 15 września 2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem danych jest Crabby Bartosz Kolasiński, prowadzący działalność gospodarczą pod marką Kontrivo, NIP 8542403945, REGON 321380379, ul. Hetmana Stefana Czarnieckiego 14/3, 73-110 Stargard. Kontakt w sprawach dotyczących danych: operacje@kontrivo.pl.

2. Jakie dane przetwarzamy

Bezpłatny audyt. Możemy przetwarzać NIP firmy, opis działalności, dobrowolnie podany adres e-mail, ograniczoną wewnętrzną etykietę strony Kontrivo, z której użytkownik przeszedł do formularza, kod partnera przekazany jawnie w linku polecającym oraz ograniczone dane techniczne potrzebne do ochrony formularza przed nadużyciami. Dane techniczne używane do ograniczania liczby zapytań są minimalizowane; w rekordzie audytu nie zapisujemy surowego adresu IP jako identyfikatora użytkownika.

Profil klienta i monitoring. Przy regularnym monitoringu przetwarzamy dane organizacji, zweryfikowane kanały kontaktowe, deklarowany zakres działalności i ograniczenia profilu, historię wyników i statusów dostarczenia, opinie dotyczące postępowań oraz informacje potrzebne do obsługi aktywnej usługi.

Korespondencja, obsługa klienta i reklamacje. System pocztowy może przechowywać adresy nadawcy i odbiorcy, temat, treść oraz metadane wiadomości. W systemach biznesowych Kontrivo przechowujemy w miarę możliwości ograniczone informacje, oczyszczone ze zbędnych lub niebezpiecznych treści, potrzebne do obsługi sprawy, jej status, priorytet, terminy, wynik i metadane dostarczenia.

Płatności i subskrypcje. Przy zakupie płatnej usługi przetwarzamy identyfikatory organizacji i subskrypcji, wybrany plan, cenę, walutę, okres rozliczeniowy, statusy i daty aktywacji/odnowienia/anulowania oraz ograniczone identyfikatory i fakty płatnicze potrzebne do uzgodnienia rozliczeń. Dane rozliczeniowe, w szczególności nazwa przedsiębiorcy lub organizacji, adres rozliczeniowy i właściwy identyfikator podatkowy, są zbierane w zabezpieczonym procesie płatności. Kontrivo nie przechowuje pełnych numerów kart ani CVC; dane uwierzytelniające instrument płatniczy pozostają po stronie operatora płatności.

Fakturowanie i KSeF. Przetwarzamy dane wymagane do wystawienia i przechowywania dokumentów sprzedaży, realizacji obowiązków podatkowych i księgowych oraz obsługi KSeF, w tym dane identyfikacyjne przedsiębiorcy, dane adresowe, NIP, kwoty i identyfikatory dokumentów w zakresie wymaganym przez właściwe przepisy i faktyczny proces księgowy.

Bezpieczeństwo i rozliczalność. Możemy przetwarzać ograniczone logi, zdarzenia bezpieczeństwa, informacje o integralności żądań, identyfikatory operacji i inne dane konieczne do ochrony usługi, wykrywania nadużyć, diagnostyki i wykazania przebiegu istotnych operacji.

Jeżeli użytkownik trafia do Kontrivo przez link partnerski, możemy otrzymać ograniczony kod partnera przekazany jawnie w parametrze URL i powiązać go z rekordem audytu, aby ustalić źródło polecenia w programie partnerskim.

3. Cele i podstawy przetwarzania

Dane z bezpłatnego audytu, rozpoczęcia współpracy, profilu klienta i monitoringu przetwarzamy w celu wykonania żądanej usługi, podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz wykonania umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy ta podstawa ma zastosowanie.

Dane związane z fakturami, podatkami, księgowością i KSeF przetwarzamy w celu wykonania obowiązków prawnych ciążących na administratorze — art. 6 ust. 1 lit. c RODO — w zakresie rzeczywiście wymaganym przez przepisy.

Dane techniczne, logi bezpieczeństwa, ograniczone dane antyfraudowe, informacje potrzebne do zachowania integralności źródeł, obsługi nadużyć oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń możemy przetwarzać na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadnionego interesu administratora.

Informację o partnerze polecającym przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO — w prawnie uzasadnionym interesie polegającym na rozliczalnym ustaleniu źródła polecenia, zapobieganiu błędnemu lub podwójnemu przypisaniu polecenia oraz prawidłowym rozliczeniu programu partnerskiego, jeżeli później dojdzie do kwalifikowanej relacji objętej tym programem.

Adresu e-mail podanego przy audycie, zawarciu umowy, płatności albo obsłudze klienta nie traktujemy automatycznie jako zgody na newsletter lub niezwiązany marketing bezpośredni. Informacje handlowe i marketing bezpośredni są wysyłane wyłącznie przy właściwej podstawie prawnej i — gdy jest wymagana — po uprzedniej zgodzie użytkownika.

4. Automatyczna analiza i AI

Kontrivo wykorzystuje stałe reguły, automatyczne mechanizmy przetwarzania oraz — w wybranych procesach — modele AI. Bieżący bezpłatny audyt w pierwszym kroku korzysta ze stałych reguł rozpoznawania branży i wyszukiwania w bazie ogłoszeń. W regularnym monitoringu modele AI mogą wspierać wewnętrzną analizę i klasyfikację, natomiast finalny wynik dla klienta jest objęty kontrolami bezpieczeństwa i walidacji.

Wyniki, rekomendacje i kategorie kwalifikacyjne mają charakter informacyjny. Kontrivo nie podejmuje wobec użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki wyłącznie na podstawie automatycznej oceny. Jeżeli w przyszłości użytkownik będzie bezpośrednio wchodził w interakcję z generatywnym systemem AI, interfejs i dokumentacja zostaną odpowiednio zaktualizowane przed uruchomieniem takiej funkcji.

5. Odbiorcy i dostawcy

Dane mogą być powierzane lub udostępniane dostawcom niezbędnym do działania konkretnej funkcji, wyłącznie w zakresie odpowiadającym ich roli. Kontrivo korzysta w szczególności z:

W zależności od konkretnej czynności dostawca może działać jako podmiot przetwarzający albo jako odrębny administrator w zakresie wynikającym z własnych obowiązków prawnych i charakteru usługi. Kontrivo utrzymuje wewnętrzny rejestr dostawców przetwarzających dane i warunków powierzenia.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy technologiczni mogą przetwarzać dane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli dochodzi do transferu do państwa trzeciego, stosujemy mechanizm dopuszczony przez RODO odpowiedni dla danego dostawcy i kierunku transferu, w szczególności decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo odpowiednie zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule umowne, gdy mają zastosowanie.

7. Okres przechowywania

Okres przechowywania zależy od rodzaju danych i celu ich wykorzystania. Dane nie są usuwane automatycznie wyłącznie dlatego, że upłynął ogólny termin, jeżeli istnieje aktywna umowa, reklamacja, roszczenie, incydent, obowiązek księgowy lub podatkowy albo inna podstawa wymagająca dalszego przechowywania.

Poza bezpłatnymi audytami, objętymi automatycznym usuwaniem z wyjątkami opisanymi powyżej, dane wymagają przeglądu przed usunięciem. Podane okresy nie oznaczają automatycznego usunięcia danych aktywnej sprawy lub danych objętych obowiązkiem dalszego przechowywania.

8. Prawa użytkownika

W przypadkach przewidzianych w RODO przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Zakres konkretnego prawa zależy od podstawy i okoliczności przetwarzania.

W sprawach dotyczących danych można pisać na operacje@kontrivo.pl. Jeżeli jest to potrzebne do ochrony danych, możemy zażądać informacji niezbędnych do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie. Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Źródła danych o zamówieniach

Informacje o zamówieniach publicznych pochodzą z publicznie dostępnych źródeł, w tym Biuletynu Zamówień Publicznych, platformy e-Zamówienia oraz innych źródeł faktycznie obsługiwanych przez system. Jeżeli Kontrivo przetwarza dane osobowe pozyskane nie od osoby, której dane dotyczą, w sposób wymagający obowiązku informacyjnego z art. 14 RODO, realizuje ten obowiązek albo stosuje właściwy przewidziany prawem wyjątek.

Kontrivo nie jest częścią administracji publicznej ani oficjalnym serwisem e-Zamówienia.

10. Cookies i podobne technologie

Publiczny serwis Kontrivo nie używa marketingowych ani analitycznych trackerów wymagających zgody jako warunku podstawowego pomiaru audytu. Ustalenie strony wejścia i partnera polecającego opiera się na ograniczonych danych zbieranych bezpośrednio przez Kontrivo przy konkretnym audycie. Możemy zapisać ograniczoną etykietę własnej strony Kontrivo, z której użytkownik przeszedł do formularza, np. stronę dotyczącą sprzątania biur albo szkół. Nie zapisujemy w tym mechanizmie pełnego referrera, historii przeglądania, trwałego identyfikatora przeglądarki ani cookies i nie tworzymy profilu między sesjami.

Link partnerski może zawierać jawny parametr ref; poprawny kod jest przekazywany dalej w adresie URL do audytu. Mechanizm nie używa cookies ani localStorage i nie tworzy trwałego profilu przeglądarki między sesjami.

Proces płatności Stripe może używać technicznych mechanizmów niezbędnych do bezpieczeństwa, zapobiegania nadużyciom i wykonania płatności. Jeżeli Kontrivo wprowadzi własne marketingowe lub analityczne technologie wymagające zgody, informacja i właściwy mechanizm zarządzania zgodą zostaną wdrożone przed ich uruchomieniem.

11. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana wraz z rozwojem usługi, zmianą dostawców, zmianą sposobu przetwarzania lub zmianą prawa. Aktualna wersja jest publikowana pod tym adresem. Istotna zmiana dotycząca aktywnej płatnej usługi będzie komunikowana w zakresie wymaganym przez właściwe przepisy i charakter zmiany.